人工智能背景下高校教学秘书工作面临的机遇与挑战
摘要
人工智能标准化的迅猛发展正在深刻重塑高校教学管理的底层逻辑与实践形态。教学秘书作为高校教学管理队伍的重要成员，其工作正在经历从“事务执行者”向“数据驱动决策的支持者”的职能跃迁。本文系统分析了人工智能时代高校教学秘书工作面临的机遇与挑战。在机遇层面，AI技术将教学秘书从重复性事务中解放出来，通过智能排课、学情分析、自动化公文处理等工具显著提升工作效率，并推动岗位角色向“数据驱动决策的支持者”转型。在挑战层面，教学秘书面临技术能力不足、角色定位模糊、数据安全与伦理风险、职业发展通道受限等多重困境。基于此，本文从能力提升、制度保障和伦理治理三个维度提出了应对策略，以期为高校教学秘书队伍的数智化转型提供理论参照与实践路径。
关键词：人工智能；高校教学秘书；数智化转型；人机协同；职业发展
一、引言
随着人工智能技术的迅猛发展，教育领域正经历着前所未有的深刻变革。2024年，教育部在全国高教处长会议上强调，应积极探索推动大模型在高等教育领域的垂直应用。教务管理工作是高校日常教学运行的核心支撑，也是高等学校数字化转型的重要环节，而教学管理队伍是驱动高校高质量发展、深化教育教学改革的关键力量。
教学秘书作为高校教学管理的重要岗位，承担着教学计划落实、排课管理、考试安排、成绩管理、学籍管理等大量事务性工作，是保障教学秩序正常运行的重要环节。在大数据与人工智能时代，信息技术的高速发展使得很多管理事务可以通过网络平台和移动设备上的大数据与人工智能技术解决。如何主动适应技术变革，把握人工智能带来的机遇、有效应对伴随而来的挑战，已成为教学秘书队伍必须回应的现实命题。
二、人工智能赋能高校教学秘书工作的机遇
2.1 事务性工作的自动化与效率跃升
教学秘书传统工作中充斥着大量重复性、规则明确的事务性工作，包括排课协调、考试安排、成绩录入与统计、毕业资格审查、公文撰写与流转等。人工智能技术的介入正在从根本上改变这一状况。
中国多媒体与网络教学学报在排课管理方面，AI智能排课系统能够综合考虑教师时间、教室资源、课程要求等多重约束条件，在极短时间内生成最优排课方案，大幅减少人工协调的工作量。在公文处理方面，AI工具可以辅助公文撰写、自动化公文处理，将教学秘书从繁琐的文书工作中解放出来。在数据管理方面，AI系统能够自动完成成绩统计、学情分析、毕业资格审查等数据处理任务，不仅提升了效率，也降低了人工操作的出错率。
有研修班培训内容显示，AI赋能教学管理者的能力提升涵盖“基本能力”与“进阶能力”两大模块，包括以DeepSeek为代表的AI智能体实操应用以及人机协同环境下的管理创新与实践。参训教师现场体验了“从重复劳动到智能高效”的转变。AI技术正被广泛应用于高校资源配置、教学安排、学生管理等方方面面，传统行政业务处理正在被“申请—智能审批—实时反馈”的极简流程所取代。
2.2 决策支持的数据化与精准化
人工智能不仅能够替代重复性劳动，更能通过大数据分析和智能算法为教学管理决策提供精准支撑。教学秘书的职能正在由过去的“事务执行者”转变为如今的“数据驱动决策的支持者”。
在学情分析方面，AI系统能够对学生的学习行为、成绩表现、出勤情况等多维数据进行深度分析，生成可视化的学情报告，为教学安排和学业预警提供数据依据。在教学质量评估方面，AI辅助的教学评价系统可以自动出题、自动打分、自动生成学情画像，为精准教学决策提供支撑。在教务管理方面，高校教务管理的演进路径正经历从“信息化”到“数字化”再到“智能化”的升级，推动教务管理从单纯的“数据记录”向“智能决策”与“个性化服务”转型。
2.3 角色转型与职业发展的新空间
人工智能在替代部分事务性工作的同时，也为教学秘书的角色转型和职业发展创造了新的空间。随着重复性工作被AI接管，教学秘书可以将更多精力投入到更高层次的管理与服务工作中。
在教学管理创新方面，教学秘书可以参与智能教务系统的需求分析与流程设计，从“使用者”升级为“共创者”。在师生服务优化方面，教学秘书可以借助AI工具提供更加个性化、精准化的教学支持服务，提升师生满意度。在专业成长方面，数智技术为教学秘书产生创造性职业思维奠定基础，对其提高教学管理能力和服务职业能力具有重要作用。正如有学者所言，高校教学秘书不仅能够更好地应对日常教学管理工作，还能为专业建设与教育教学改革的优化研究提供支持。
三、人工智能背景下教学秘书工作面临的挑战
3.1 技术能力与数字素养的不足
人工智能技术的深度应用对教学秘书的数字素养提出了全新要求。然而，现实情况却是教学秘书普遍存在技术能力弱的问题。许多教学秘书缺乏系统的AI技术培训，对智能排课系统、数据分析工具、AI公文处理等新技术的掌握程度有限。
在智慧校园的发展浪潮下，教学秘书不仅需要处理传统的事务性工作，同时还需具备更强的信息化处理能力。但多数教学秘书仍停留在基础办公软件的操作层面，缺乏对AI工具的系统理解和应用能力。这一能力缺口使教学秘书在面对智能化转型时处于被动地位，难以充分发挥AI技术的赋能效应。
3.2 角色定位与职能边界的模糊化
AI技术的介入正在重新定义教学秘书的工作内涵，但角色定位的模糊化也随之而来。当排课、成绩统计等传统工作被AI系统接管后，教学秘书的核心价值究竟是什么？这一问题尚无清晰的答案。
部分高校管理者将教学秘书简单地视为“操作员”，认为AI可以完全替代其工作，忽视了教学秘书在沟通协调、应急处理、个性化服务等方面的不可替代性。与此同时，教学秘书自身也面临着角色认知的困惑——从“事务执行者”到“数据驱动决策的支持者”的转变并非自动完成，需要系统的能力重塑和价值重构。这种角色定位的模糊化，可能导致教学秘书在数智化转型中被边缘化。
3.3 数据安全与伦理风险
AI技术在高校教学管理中的应用带来了不容忽视的数据安全与伦理风险。教学秘书在日常工作中接触大量敏感数据，包括学生个人信息、成绩数据、教师信息等，这些数据一旦泄露或被滥用，后果不堪设想。
生成式AI在基层教学管理中的应用面临技术适配不足、数据安全隐患、伦理失范风险及过度依赖等问题。当教学秘书过度依赖AI系统进行决策支持时，可能出现“算法依赖”带来的判断力退化。AI系统在处理复杂学情时可能产生偏见或误判，而教学秘书如果缺乏对AI输出结果的批判性审视能力，可能导致管理决策的偏差。
3.4 职业发展通道与激励机制的滞后
教学秘书队伍建设长期面临“工作晋升难度大、奖励落实难、容易患上职业倦怠”的困境。在人工智能时代，这一困境可能进一步加剧。一方面，AI替代部分事务性工作后，教学秘书的工作量和岗位价值面临重新评估，如果缺乏清晰的职业发展通道，可能导致优秀人才流失。另一方面，传统的考核激励机制未能充分反映数智化能力的要求，难以激发教学秘书主动学习和转型的内在动力。
四、应对策略与路径建议
4.1 构建分层分类的AI能力培训体系
提升教学秘书的数字素养是应对AI时代挑战的首要任务。高校应构建分层分类的AI能力培训体系，针对不同岗位、不同发展阶段的教学秘书设计差异化的培训内容。基础层培训聚焦AI工具的操作应用，包括智能排课系统、AI公文处理、数据分析可视化等实操技能；进阶层培训聚焦人机协同能力的培养，包括AI提示词工程技巧、常见教学管理场景的智能化解决方案等；高阶培训聚焦AI伦理与批判性思维，培养教学秘书对AI输出结果的判断力和反思能力。
各高校已积极开展相关培训实践。西安交通大学教务处组织本科教学秘书业务能力提升专题培训会，28个学院（部/中心）的教学秘书参加培训。重庆工商大学派斯学院选派教学秘书参加“数智赋能：高校教学秘书AI时代管理创新”高级研修班，学习了AI辅助公文撰写、教学与科研工作、自动化公文处理等内容。这些实践表明，系统化的AI能力培训已成为教学秘书队伍建设的共识性举措。
4.2 推进角色重塑与职能优化
高校应主动推进教学秘书的角色重塑与职能优化，将教学秘书从“事务执行者”升级为“教学管理创新者”。在制度设计层面，应明确教学秘书在智能教务系统建设、教学数据分析、教学质量保障等新领域的职能定位。在岗位设置层面，可探索设立“教学管理数据分析师”“智能教务系统管理员”等新岗位，为教学秘书的职业发展提供新空间。
在智慧校园的发展浪潮下，教学秘书需要实现从“被动适应”到“主动引领”的转变。武汉大学2025年本科教学管理干部素能提升训练营中，华中农业大学曹敏惠教授结合教学秘书岗位实际，展示了AI在会议纪要生成、差旅方案制定、数据分析可视化等行政场景中的高效应用。这种将AI工具与岗位实际深度结合的培训模式，有助于教学秘书重新发现自身价值、明确转型方向。
4.3 完善数据治理与伦理规范
面对AI应用带来的数据安全与伦理风险，高校应建立健全数据治理与伦理规范体系。在制度层面，应制定教学管理数据的分类分级管理规范，明确数据采集、存储、使用和销毁的全流程安全要求。在技术层面，应建设安全可控的智能教务平台，确保数据在系统内部的闭环流转。在伦理层面，应建立AI应用的伦理审查机制，对智能排课、学情分析等AI应用场景进行前置伦理评估。
教学秘书作为教学管理数据的重要处理者，应接受系统的数据安全与伦理规范培训，增强数据保护意识和伦理判断能力。同时，高校应建立AI应用的容错与纠偏机制，当AI系统出现误判或偏差时，教学秘书能够及时介入并纠正。
4.4 畅通职业发展与激励机制
为应对教学秘书队伍“稳定性与专业性不足”的挑战，高校应畅通教学秘书的职业发展与激励机制。在职称评审方面，应将教学秘书的教学管理贡献纳入职称评审体系，改变“教学秘书无发展前途”的刻板印象。在薪酬激励方面，应建立与数智化能力相匹配的薪酬体系，对掌握AI技术、在管理创新中表现突出的教学秘书给予倾斜。在荣誉激励方面，可设立“优秀教学秘书”“教学管理创新奖”等专项荣誉，提升教学秘书的职业认同感和成就感。
五、结语
人工智能技术正在深刻重塑高校教学秘书工作的技术底座与价值定位。AI赋能为教学秘书带来了事务性工作自动化、决策支持数据化、角色转型与职业发展新空间等多重机遇，但同时也提出了技术能力不足、角色定位模糊、数据安全与伦理风险、职业发展通道受限等现实挑战。
面对这一变革，教学秘书需要主动拥抱技术变革、提升人机协同能力，从“被动适应”走向“主动引领”。高校管理者也需要从制度建设、培训体系、职业发展等多个维度为教学秘书的转型提供系统性支持。唯有如此，教学秘书才能在人工智能时代实现从“事务执行者”到“数据驱动决策的支持者”的职能跃迁，成为高校教学管理高质量发展的关键支撑力量。
参考文献
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[2] 我校举办“AI+在线教学平台使用与管理”教学秘书培训会[EB/OL]. 枣庄学院, 2025-03-19.
[3] 教学秘书赴蓉研修AI管理，数智赋能提升服务效能[EB/OL]. 重庆工商大学派斯学院教务处, 2025-08-03.
[4] 我院教师参加全国“数字化赋能高校教务管理创新暨教学秘书业务能力提升研讨会”[EB/OL]. 许昌学院化工与材料学院, 2025-07.
